電子采購與傳統(tǒng)采購區(qū)別
電子采購是由采購方發(fā)起的一種采購行為，是一種不見面的網(wǎng)上交易，如網(wǎng)上招標(biāo)、網(wǎng)上競標(biāo)、網(wǎng)上談判等。人們把企業(yè)之間在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的這種招標(biāo)、競價(jià)、談判等活動(dòng)定義為B 2 B 電子商務(wù)，事實(shí)上，這也只是電子采購的一個(gè)組成部分。
電子采購比一般的電子商務(wù)和一般性的采購在本質(zhì)上有了更多的概念延伸，它不僅僅完成采購行為，而且利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對采購全程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，有效地整合了企業(yè)的資源，幫助供求雙方降低了成本，提高了企業(yè)的核心競爭力。可以說，企業(yè)采購電子化是企業(yè)運(yùn)營信息化不可或缺的重要組成部分。電子采購使企業(yè)不再采用人工辦法購買和銷售它們的產(chǎn)品，在這一全新的商業(yè)模式下，隨著買主和賣主通過電子網(wǎng)絡(luò)而聯(lián)結(jié)，商業(yè)交易開始變得具有無縫性，其自身的優(yōu)勢是十分顯著的。
傳統(tǒng)采購模式下，企業(yè)采購流程非常復(fù)雜，包括采購申請，信息查詢發(fā)布，招標(biāo)投標(biāo)評標(biāo)，治談簽約結(jié)算，物流配送交割、協(xié)調(diào)相關(guān)部門等在內(nèi)環(huán)節(jié)全部手工操作，浪費(fèi)了極大時(shí)間成本和人力成本，過程效率低下。采購部門的管理人員需要處理大量的事務(wù)工作，無法在戰(zhàn)略的高度上擔(dān)任起所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的損益分析、評估和決策，也不可能實(shí)行前瞻性的采購管理、建立供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系、重新審視采購模型、供應(yīng)商合理化運(yùn)作等等。
電子采購與傳統(tǒng)采購區(qū)別最大的就是效率。
傳統(tǒng)采購的三大弊端：
1、物料采購與物料管理為一體。目前決大多數(shù)企業(yè)行使采購管理的職能部門為供應(yīng)部(科)，也有企業(yè)將銷售職能與采購職能并在一起，稱為供銷科。在這種模式下，其管理流程是:
需求部門提出采購要求指定采購計(jì)劃/定單。詢價(jià)/處理報(bào)價(jià)一>下發(fā)運(yùn)通知一>檢驗(yàn)入庫一>通知財(cái)務(wù)付款。
上述是一個(gè)完整的采購業(yè)務(wù)流程，在實(shí)際操作中有些流程如詢價(jià)/報(bào)價(jià)在很多企業(yè)中不是每次都進(jìn)行的，該流程主要缺點(diǎn)是:物料管理、采購管理、供應(yīng)商管理由一個(gè)職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機(jī)制;同時(shí)在這種模式下，供應(yīng)部(科)擔(dān)負(fù)著維系生產(chǎn)用原材料供給的重任，為保證原材料的正常供應(yīng)，必然會(huì)加大采購量，尤其是在原料漲價(jià)時(shí)，這樣容易帶來不必要的庫存積壓和增加大量的應(yīng)付帳款。
2、業(yè)務(wù)信息共享程度弱。由于大部分的采購操作和與供應(yīng)商的談判是通過電話來完成，沒有必要的文字記錄，采購信息、和供應(yīng)商信息基本上由每個(gè)業(yè)務(wù)人員自己掌握，信息沒有共享。
其帶來的影響是：業(yè)務(wù)的可追溯性弱，一旦出了間題，難以調(diào)查；同時(shí)采購任務(wù)的執(zhí)行優(yōu)劣在相當(dāng)程度上取決于人，人員的崗位變動(dòng)對業(yè)務(wù)的影響大。
3、采購控制通常是事后控制。其實(shí)不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本上都是事后控制，無法在事前進(jìn)行監(jiān)控。雖然我們承認(rèn)事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠?yàn)槠髽I(yè)減少許多不必要的損失，尤其是如果一個(gè)企業(yè)橫跨多個(gè)區(qū)域，其事前控制的意義將更為明顯。
傳統(tǒng)模式下的采購管理主要存在上述3個(gè)問題，通過ERP(Enterprise Resource Planning )系統(tǒng)的實(shí)施，如何發(fā)現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)中的間題，集中力量解決急需解決的核心問題，并通過系統(tǒng)運(yùn)行為采購管理帶來持續(xù)改進(jìn)的效果呢?
一、以職責(zé)為核心
在傳統(tǒng)的管理模式下，其貫穿的管理思路是基于部門的管理，其層次首先是部門，其然后是部門對應(yīng)的工作范圍，如我們在企業(yè)組織機(jī)構(gòu)圖中能夠找到供應(yīng)部(科)，之后我們進(jìn)一步去了解供應(yīng)部負(fù)責(zé)的具體工作。而在ERP系統(tǒng)中，尤其是國外大型ERP系統(tǒng)，每名員工首先是對應(yīng)各個(gè)職責(zé)，這些職責(zé)既可以是系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的，也可以靈活進(jìn)行定義。
系統(tǒng)將部分工作從采購模塊中全部或部分剝離出來，如提出采購請求、檢驗(yàn)入庫、通知財(cái)務(wù)付款、供應(yīng)商管理這幾個(gè)工作等。系統(tǒng)的這種設(shè)計(jì)方法是將所要完成的工作分解成相關(guān)的職責(zé)，并對應(yīng)到模塊中，在ERP實(shí)施中，最好將屬于一個(gè)模塊的職責(zé)進(jìn)行組合成一個(gè)工作組或業(yè)務(wù)部門，這樣做的益處在于:
企業(yè)將同一類業(yè)務(wù)進(jìn)行集中處理，體現(xiàn)集中管理的思想。如某企業(yè)在實(shí)施中通過職責(zé)分析，發(fā)現(xiàn)同一個(gè)采購定單職責(zé)由多個(gè)業(yè)務(wù)部門所擁有，在咨詢顧間的建議下，將其收歸為一個(gè)部門，減少了大量采購資金。實(shí)行集中管理還減少了許多協(xié)調(diào)工作，因?yàn)槠髽I(yè)的跨部門協(xié)調(diào)是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，減少了這些工作，無疑極大地提高了辦事效率。
將屬于庫存的職責(zé)從原有的職能部門分離出去，有利于加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督，因?yàn)閺膸齑婀芾?/span>角度講，希望存貨的資金占用最少，存貨的數(shù)量越少管理也越容易，而采購部門希望存貨的數(shù)量更多一些以保證生產(chǎn)要求，這樣的一對矛盾使得庫存管理部門盡可能的結(jié)合生產(chǎn)消耗來制定相關(guān)的庫存補(bǔ)充計(jì)劃，包括最大一最小計(jì)劃、物料調(diào)配計(jì)劃等，而采購部門通過對存貨的定期檢查來避免缺貨。經(jīng)過一段時(shí)間的運(yùn)行，其存貨必然會(huì)調(diào)整到一個(gè)相對合理的水平。物流管理和資金流管理分離，即將通知財(cái)務(wù)付款職能放到財(cái)務(wù)部門，體現(xiàn)資金流隨物流而動(dòng)的管理思路，避免了對供應(yīng)商付款中的很多人為因素，同時(shí)對盲目采購也起了相當(dāng)?shù)南拗谱?/span>用，因?yàn)楦犊畹臋?quán)利不在物流部門。
二、基礎(chǔ)信息高度共享
雖然許多企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)都將減少日常工作量作為成功標(biāo)準(zhǔn)之一，但在使用ERP系統(tǒng)后，有些崗位的工作量是會(huì)增加的，尤其是提供基礎(chǔ)信息的崗位。具體到采購管理中，采購員、詢價(jià)l報(bào)價(jià)管理員的工作會(huì)增加，因?yàn)橐酝@些工作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，這樣做對采購管理會(huì)帶來如下變革：
1、業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng)。ERP系統(tǒng)可隨時(shí)查詢?nèi)魏螘r(shí)候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài)，包括庫存接收的數(shù)量、采購?fù)素浀臄?shù)量、發(fā)票數(shù)量等;
2、減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素對供應(yīng)商的管理。在采購管理過程中，傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素。使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標(biāo)對供應(yīng)商的狀態(tài)進(jìn)行分析，包括供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析等，并從中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略，如設(shè)定相應(yīng)的配額和詢價(jià)優(yōu)先級等。這樣將業(yè)務(wù)人員的調(diào)動(dòng)對工作的影響盡可能的減少，新來的業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)方便的查詢某一類供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購業(yè)務(wù)。
三、控制體系完備
事前控制、事中監(jiān)督、事后分析二這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運(yùn)用，是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別。
流程有序在ERP系統(tǒng)中可以設(shè)定哪些物料必須經(jīng)過采購申請，哪些物料必須首先制定A、的采購計(jì)劃等來對采購工作流程進(jìn)行控制，來細(xì)化采購部門的日常管理，加大管理幅度。
審批嚴(yán)格雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強(qiáng)調(diào)采購管理要按照一定的層次進(jìn)行控制，但是在實(shí)際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要這點(diǎn)非常難。通過ERP系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則ERP系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據(jù)，包括接收相應(yīng)的貨物、進(jìn)行付款等。如果一個(gè)公司采取集中財(cái)務(wù)模式，那么配合采購流程的控制，其效果將更明顯；
監(jiān)督有方。在采購業(yè)務(wù)處理過程中，監(jiān)督人員(不僅指采購部門領(lǐng)導(dǎo))若通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理，直到間題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復(fù)定單，可以將其暫停，查明原因，或取消該定單;
區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式，ERP系統(tǒng)還可以隨時(shí)運(yùn)行需要的報(bào)表，來反映某一時(shí)期采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，包括趨勢分析等，為下一階段工作改善提供及時(shí)的信息；
ERP系統(tǒng)實(shí)施對采購管理的改善不僅局限于上述3個(gè)方面，更重要的是它為業(yè)務(wù)人員帶來了一種體驗(yàn)，讓業(yè)務(wù)人員認(rèn)識到信JA技術(shù)是如何改變和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的。隨著經(jīng)濟(jì)日益全球化與信息技術(shù)發(fā)展，比價(jià)采購作為企業(yè)集團(tuán)加強(qiáng)成本控制的有效手段，已被眾多大型企業(yè)集團(tuán)所應(yīng)用，其中電子比價(jià)采購已成為一種重要的電子采購工具。
何為比價(jià)采購?
比價(jià)采購是采購商發(fā)布采購要求及相應(yīng)的交易條件，由供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)競價(jià)，采購商根據(jù)信用、價(jià)格、成交歷史等因素選擇最終確定供應(yīng)商。
比價(jià)采購擴(kuò)展了企業(yè)選擇供應(yīng)商的范圍，提高了供應(yīng)商的整體水平，通過比價(jià)采購使采購方以低成本獲得更好的供應(yīng)商，還可以降低原有供應(yīng)幣場的季節(jié)性波動(dòng)，便于尋找到更穩(wěn)定的供應(yīng)源組合。
比價(jià)采購提高了交易效率。采購方與供應(yīng)商的談判不受時(shí)間和空間的限制，價(jià)格是比價(jià)采購的主要考慮因素，企業(yè)通過比價(jià)采購獲得低廉的資源，新供應(yīng)商的加入強(qiáng)化了供應(yīng)商的競爭，競爭使采購方獲得更大收益。比價(jià)采購節(jié)約了采供各方協(xié)商談判時(shí)間，提高了采購決策速度，降低采購管理費(fèi)用，減小存貨水平，縮短采購時(shí)間，加快了現(xiàn)金流動(dòng)。與傳統(tǒng)過程相比，管理費(fèi)用大幅下降。中國建材在線研究發(fā)現(xiàn)，比價(jià)采購?fù)ǔＤ芄?jié)約5%-20%的采購成本和25%-35%的管理成本。據(jù)中昌工程咨詢公司相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，自使用中國建材在線的比價(jià)采購平臺少實(shí)施物資采購以來，因其通過在線公開競價(jià)替代傳統(tǒng)的談判過程，從而大幅度的降低了采購成本，平均降低費(fèi)用支出在1500以上。
比價(jià)采購增強(qiáng)了采購方對供應(yīng)商的控制力。采購方由于有些項(xiàng)目采購金額小，采購周期短，在與供應(yīng)商的談判中常常處于劣勢地位，不得不接受供應(yīng)商的高價(jià)。但隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和比價(jià)采購的出現(xiàn)，采購方可以將有共同采購需求的小采購項(xiàng)目組合采購實(shí)現(xiàn)規(guī)模性集中采購。因?yàn)楸葍r(jià)采購只要采購金額足夠大，產(chǎn)生的利潤足以吸引眾多的供應(yīng)商投標(biāo)競爭，就可能以優(yōu)惠的采購價(jià)格達(dá)成交易合約。
增加了采購的透明度，有效地保證了競爭的公平、公正、公開。由于在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)施采購行為，購買貨物的各種標(biāo)準(zhǔn)、競價(jià)規(guī)則，以及供應(yīng)商提供的價(jià)格都公開顯示，而且，整個(gè)過程受到各方的關(guān)注與監(jiān)督，因此，詢私舞弊的機(jī)會(huì)大大減少。而在傳統(tǒng)采購中，所有的事情都是由人親自處理，主觀性的東西將會(huì)影響購買決策的制定，不公平、不公正的事情時(shí)有發(fā)生。
比價(jià)采購這種交易模式對原有的供應(yīng)商關(guān)系管理帶來了巨大挑戰(zhàn)。比價(jià)采購降低了采購方對供應(yīng)商的依賴，讓更多的供應(yīng)商參與投標(biāo)，一方面擴(kuò)大供應(yīng)商的選擇范疇，另一方面降低供應(yīng)商討價(jià)還價(jià)余地，使采購方處于主導(dǎo)地位。采購方利用比價(jià)采購建立新的供應(yīng)鏈，整合供應(yīng)商關(guān)系。采購方在參與競標(biāo)的供應(yīng)商中選擇更具競爭優(yōu)勢的供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)供應(yīng)商管理，提高其整體水平。
比價(jià)采購平臺使企業(yè)采購決策依據(jù)的信息更加豐富，采購過程更加公平，采購信息交流與傳遞更快，采購管理監(jiān)控更加有效，采購工作強(qiáng)度減輕了，工作人員的敏率提高了，采購價(jià)格降低了，費(fèi)用減少了，與供應(yīng)商的聯(lián)系更加方便了。實(shí)踐證明，網(wǎng)上比價(jià)采購對傳統(tǒng)采購模式，降低成本，提高工作效率、管理水平和競爭力都有十分顯著的成效。
電子商務(wù)采購較傳統(tǒng)采購的優(yōu)越性
（1）降低采購成本，減少采購環(huán)節(jié)，提高采購效率
電子商務(wù)面對的是全球市場，可以突破傳統(tǒng)采購模式的局限，貨比多家，在比質(zhì)量、比價(jià)格的基礎(chǔ)上找到滿意的供應(yīng)商，大幅度地降低采購成本；采購人員利用INTERNET網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行供應(yīng)商選擇、產(chǎn)品詢價(jià)、定貨等活動(dòng)，可以大大降低采購費(fèi)用。通過網(wǎng)站信息的共享，可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，大大提高采購效率。
（2）探購信息準(zhǔn)確、全面，方便領(lǐng)導(dǎo)人決策
利用INTERNET網(wǎng)絡(luò)平臺的物資采購模式，都必然有全面的數(shù)據(jù)庫作為支持。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人可以方便地了解每一種產(chǎn)品的價(jià)格、數(shù)量、庫存情況，定單的執(zhí)行情況，資金的使用情況以及供應(yīng)商情況等各種信息，針對采購過程中出現(xiàn)的問題，快速反應(yīng)。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分析、統(tǒng)計(jì)能力也大大降低了采購人員的工作強(qiáng)度，提高了采購效率。
（3）探購過程公開、公平，公正、提高采購的透明度
通過將采購信息和采購流程在網(wǎng)絡(luò)公開，避免交易雙方有關(guān)人員的私下接觸，基于電子商務(wù)的采購平臺，由計(jì)算機(jī)根據(jù)設(shè)定的采購流程自動(dòng)進(jìn)行價(jià)格、交貨期、服務(wù)等信息的確定，完成供應(yīng)商的選擇工作。整個(gè)采購活動(dòng)都公開于網(wǎng)絡(luò)之上，方便群眾的監(jiān)督，避免采購中的黑洞，使采購更透明、更規(guī)范。
（4）可以實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)程序的標(biāo)準(zhǔn)化
電子商務(wù)采購是在對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，在此之前，企業(yè)必然要對傳統(tǒng)的采購流程進(jìn)行重組，以最大化的發(fā)揮基于電子商務(wù)的采購過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的作用。這樣，按照設(shè)定好的標(biāo)準(zhǔn)化軟件流程進(jìn)行，則可以規(guī)范采購行為，規(guī)范采購環(huán)節(jié)大大減少采購過程的隨意性。
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